Zwrot wydatków poniesionych na rzecz kontrahenta a przychód podatkowy

Podpisałem umowę o współpracę z firmą zagraniczną o świadczenie im usług na terenie Polski. Ustaliliśmy miesięczną stawkę, za którą będę świadczyć te usługi. W pierwszym miesiącu naszej współpracy musiałem ponieść dodatkowe koszty np. hotele, obiady biznesowe, taksówki, itp, na które nie brałem faktury na moją firmę ani też nie wliczyłem w koszty mojej firmy.

Firma zagraniczna na podstawie rachunków chce zwrócić mi te koszty. I tutaj mam pytanie: czy ja muszę wystawić na to fakturę VAT?

Nie chciałbym, aby to szło przez refakturowanie tych kosztów, ponieważ mój dochód sztucznie rośnie, a tak naprawdę nie są to moje koszty i nie są wliczane. Czy firma ta może mi zwrócić tą sumę bez faktury wpłatą na konto i np. wystawić jakiś dokument świadczący, iż nie jest to mój dochód? Nie wiem jak wyjść z takiej sytuacji, a z pewnością będzie się to powtarzać. A nie chcę mieć później problemów z jakimiś nie fakturowanymi wpływami na konto. Posiadam jednoosobowa działalność gospodarczą i jestem płatnikiem VAT.